Starostwo Powiatowe

Od dnia 8 kwietnia 2019 rroku w Wydziale Komunikacji (KM) Starostwa Powiatowego w Pleszewie będzie działał elektroniczny System Zarządzania Obsługą Klientów, zwany potocznie „e - kolejką”. Wdrażany właśnie system pozwoli na terminowe i sprawniejsze załatwianie spraw, a także rezerwację miejsca w kolejce poprzez Internet. Koszt systemu wyniósł 40.590 zł.

W pleszewskim starostwie zastosowaliśmy popularny System Zarządzania Ruchem Klientów firmy QMS z Warszawy, stosowany z powodzeniem od 5 lat w różnych urzędach publicznych, urzędach pocztowych, bankach, szpitalach i przychodniach zdrowia.

Celem systemu kolejkowego jest usprawnienie pracy wydziału KM i skrócenie czasu oczekiwania klientów na obsługę. System zapewnia rezerwację miejsca w kolejce do wybranej usługi i kierowanie do właściwych stanowisk z zachowaniem pobranego numeru kolejkowego. Walorami systemu są: porządek, anonimowość klientów, poufność załatwianych spraw, bezpieczeństwo danych i bieżąca kontrola pracy.

Prezentacja elektronicznego systemu kolejkowego.
Stoją od prawej: Starosta Pleszewski Maciej Wasielewski, naczelnik powiatowego Wydziału Komunikacji 
Renata Garsztka i Wicestarosta Damian Szwedziak / Pleszew, kwiecień 2019 r.

Na elektroniczny system QMS składają się: automat biletowy (monitor dotykowy, komputer sterujący, drukarka termiczna i obcinacz papieru), wyświetlacz zbiorczy (monitor 42 cale w technologii LED) i nagłośnienie w holu urzędu oraz 10 stanowisk obsługi w sali operacyjnej wydziału KM (w tym panele przywoławcze i wyświetlacze stanowiskowe typu LED), oprogramowanie oraz moduł rejestracji wizyt online.

Zasada postępowania jest prosta. Rejestracja w kolejce odbywa się poprzez automat biletowy. Klient wybiera na ekranie właściwą usługę (np. prawo jazdy) i drukuje bilet. Na każdym bilecie znajdują się: numer biletu (numer rejestracji w systemie, zapisany w pamięci), data i godzina wydania, nazwa operacji (symbol literowy usługi), wykaz stanowisk przypisanych do operacji i liczba oczekujących na wezwanie. Możliwe jest wydanie biletu w wybranym przez interesanta języku obcym (np. angielski, niemiecki), a wówczas informacja głosowa będzie również nadawana w tym języku. Biletomat umożliwia także wydrukowanie biletu zarezerwowanego przez Internet (po wprowadzeniu nadanego kodu / rezerwacja z wyprzedzeniem do 14 dni). Wzywane numery będą wymieniane głosowo, prezentowane na monitorze głównym w korytarzu urzędu, a także na wyświetlaczach matrycowych, znajdujących się nad stanowiskami obsługi. Na życzenie klienta wywołanie może odbywać się także przez powiadomienie SMS-em (po wyrażeniu zgody i podaniu nr telefonu komórkowego). Po zakończeniu obsługi bilet zostanie zdezaktywowany. System zwalnia klientów z konieczności pilnowania kolejki. Jest dogodny i przyjazny dla użytkowników.

W początkowym okresie system kolejkowy będzie nowością dla klientów, dlatego pracownicy starostwa będą udzielać niezbędnych informacji i służyć pomocą przy obsłudze automatu biletowego.

Tomasz Wojtala
Rzecznik Prasowy
Starostwo Powiatowe w Pleszewie